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Il potere della delega – Mamager
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Il potere della delega

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Il potere della delega

Compiti vs incarichi

Un famoso proverbio cinese recita: 

“Dai un pesce a un uomo e lo nutrirai per un giorno. Insegnagli a pescare e lo nutrirai per tutta la vita.”

Sono speranzosa del fatto che questa massima, spesso attribuita a Confucio, sia stata nel corso della storia una fonte di ispirazione per numerosi governanti e personalità di rilievo, perché racconta in modo chiaro e netto la difficoltà e insieme la necessità di un atteggiamento nei confronti del prossimo tanto importante quanto spesso difficile da ottenere: la fiducia

Fidarsi è bene ma non fidarsi è meglio?

È vero, a un primo sguardo la frase sembra accennare più che altro all’insegnamento e all’importanza di fornire strumenti più che “facili” soluzioni. Ma, infondo, cosa c’è di più connesso alla fiducia se non l’educazione? Un educatore, infatti, sa bene che il rapporto tra maestro e discepolo è efficace solo in un clima di stima e affidamento reciproci, altrimenti si ridurrà più che altro a un tentativo da parte del primo di riempire il secondo di nozioni e concetti che svaniranno appena girato l’angolo della lezione. 

Ecco perché concordo con chi pensa che la fiducia sia l’anello fondamentale che permette al rapporto tra due o più persone di trasformarsi in un vero lavoro di squadra, dove si cresce, si vince e si perde insieme. E quindi, fidarsi è bene e no, non fidarsi non è meglio, anche se a volte sembra la via più semplice e rapida per ottenere noi stessi qualcosa che ci sembra difficile che altri possano realizzare come vorremmo noi. 

È quello che spesso succede tra un manager, un “capo”, e le persone che le/gli sono state affidate. È la stessa cosa che spesso è successa a me con i nuovi arrivati in azienda, ossia iniziare piena di buoni propositi frasi del tipo: “ecco ora ti spiego come dovresti fare per…” o “per ottenere questo risultato potresti fare così e così…”, per poi – davanti allo sguardo vacuo e/o terrorizzato dell’interlocutore, figurandomi ore interminabili di insegnamento senza alcun risultato – concludere con: “vabeh, dai, per questa volta faccio io”. 

La mania del controllo

Se hai letto il titolo del paragrafo con una certa sufficienza, della serie “tzè, ancora questo chiodo fisso della mania del controllo”, allora sei molto più avanti di me e puoi saltare al paragrafo successivo! 

Per quanto mi riguarda, invece, sono sempre stata intimamente convinta di non averne mai sofferto che mai ne avrei sofferto nella vita. Ed ecco, sì, questo sarebbe il momento perfetto per una risata grassa e malefica alla Crudelia de Mon della situazione. Ma certo! Perché non è che noi donne ce ne andiamo in giro con un bel cartello di pietra sulla fronte con inciso “sono una maniaca del controllo”, no! Se no sarebbe troppo facile. Eppure, quando ho capito che fosse un (oppure “il”, chi può dirlo) mio grande problema, ho cominciato a notare quelle piccole cose che, forse, le interconnessioni neuroni del mio interlocutore possono aver spesso tradotto in una frase molto simile a questa: “aridaje ‘sta strxxxa!”. Frasi del tipo “Aspetta che rivedo la formattazione di questa mail”, o “meglio schiacciare le bottiglie per il lungo quando le butti nella plastica” al collaboratore di turno, oppure al marito “ah, quindi hai messo fuori la plastica con il secchio giallo invece che con quello blu?…”, o alla figlia “ma come hai messo i pantaloni del pigiama rosa invece di quelli blu?” (d’altra parte la moda passa ma lo stile resta…). 

Eh già, come vedi sono sono passata con una certa nonchalance dalle situazioni di lavoro a quelle familiari… Ebbene sì, quello che siamo sul lavoro siamo anche a casa, e viceversa. Dura verità, lo so. 

Tutto questo per dire che…

Tutto questo per dire che, se voglio essere un po’ meno str… efficace! sul lavoro come a casa può essere molto utile lavorare su due attività fondamentali, complementari e progressive: i compiti e le deleghe

Immagina che ti abbiano appena affidato un incarico impossibile, in tempi che rasentano l’istigazione al suicidio, e tu abbia sotto di te qualcuno alle prime armi (sto parlando della nascita di un altro figlio?… chi può dirlo! :))… Hai di fronte a te diverse soluzioni: la disperazione (che comunque se condita con un bel bicchiere di Traminer a volte ha un suo perché), l’accanimento terapeutico su te stessa nel tentativo di fare tutto da sola, oppure la richiesta di aiuto. Io passo solitamente e con una certa ragionevolezza dalla seconda alla prima per poi ricordarmi che la soluzione giusta fosse la terza. 

Ecco, ora che sono arrivata alla conclusione che farmi aiutare sia la strada migliore, ho davanti a me due potenziali scenari: 

  1. Posso assegnare dei compiti alle persone che mi stanno aiutando, spiegando loro per filo e per segno tutto quello devono fare, in quale esatta sequenza… e possibilmente con quale sentimento interiore e con quale palette di colori per il vestiario (…occhio alla strxxxa!). I pro di questa strada sono che probabilmente avrò quello che voglio, come lo voglio e nei tempi richiesti, sempre che le persone sotto di me siano intelligenti e che io mi sia spiegata bene. I contro sono che ci potrei mettere quasi più tempo a spiegarmi per bene rispetto a fare da sola e che probabilmente, limitando la creatività della persona sotto di me, limiterò anche la possibilità di permettere a quella persona di stupirmi.
  2. La seconda opzione, invece, è possibile solo se è stato fatto un lavoro in precedenza per passare dai compiti all’autonomia. Se infatti avrò investito del tempo prima per formare le persone sotto di me, permettendo loro di accrescere la propria autostima e indipendenza in quell’ambito, anche sbagliando, allora mi troverò in questo momento un esercito di persone pensanti e preparate all’azione, a cui potrò semplicemente dare l’obiettivo e dire: 

“Al mio segnale, scatenate l’inferno!”

(Il Gladiatore)

Ecco, questa è la delega

…se ho investito prima, poi potrò raccogliere i frutti

Certo, non è sempre tutto rose e fiori, ma penso realmente che delegare sia una delle attività più liberatorie che conosco, sia per me – che guadagno un vero e valido sostegno quando ne ho bisogno – sia per l’altra persona, a cui permetto di essere creativa. Perché certamente quella persona non farà esattamente per filo e per segno come dico io, ma magari farà meglio. O anche peggio, certo, è il magico mondo della libertà che a volte può deluderci, ma che più spesso, se ci fidiamo davvero, può stupirci.

Proprio come in famiglia. Quanto è più semplice (ma pure stressante!) dire a mio figlio ogni giorno: “domani a scuola hai italiano, matematica e storia, prendi qui il quaderno di italiano, il libro di matematica, lì l’astuccio e ora metti tutto bene in ordine nella cartella”. È molto più impegnativo invece far sì che lui impari a farsi la cartella da solo, magari dicendo “ok oggi l’abbiamo fatta insieme, domani farai da solo e vediamo come va”. Chiaramente almeno qualche volta la maestra gli (e magari “ci”!) tirerà le orecchie perché si è scordato qualcosa, ma dopo un po’ avrà imparato ad essere autonomo e gli avremo non solo insegnato a farsi la cartella ma anche a organizzarsi da solo secondo le richieste che gli vengono poste. E ti pare poco! 

Ma come fare concretamente per passare dai compiti alle deleghe?

Ecco alcuni step che cerco di seguire, ma poi ognuno ha il suo metodo. Potresti cominciare così

  1. Individua l’incarico che vuoi assegnare alla persona che è sotto la tua responsabilità (un collaboratore, un figlio?) e la deadline, ossia il limite temporale entro il quale questa persona deve diventare autonoma nel farlo. Diciamo per esempio che vorresti che tuo figlio diventasse autonomo nel riordinare la stanza, in un tempo di 2 mesi.
  2. Dividi questo tempo in due e mostra – con assertività! – a questa persona come procederete: la prima metà di tempo sarà dedicata a fare l’attività insieme, spiegando alla persona ogni passaggio in modo che ne capisca il senso e l’utilità (dove mettere ogni giocattolo per ritrovarlo in seguito, in che ordine lasciare i cassetti, dove mettere la biancheria sporca perché tu la possa trovare e mettere a lavare e così via). Di fatto, le stai assegnando un compito. Dalla seconda metà di tempo in poi lascerai che questa persona svolga l’attività da sola, ma sotto la tua supervisione. Iniziamo con la delega. Quando sbaglierà, e lo farà, non fare tu l’azione corretta! Falle capire che ha sbagliato e perché è importante farla nel modo corretto, quindi seguila mentre corregge il lavoro e verifica che abbia fatto bene. Così fino alla fine del secondo mese.
  3. Passati i due mesi, se la persona non è ancora autonoma, datevi un ulteriore tempistica (realistica e concisa!) perché lo diventi. Finito questo ulteriore periodo la persona d’ora in poi non avrà più un compito da svolgere (fai questo o quello) ma un obiettivo da raggiungere (l’ordine della stanza) e dovrà fare da sola, applicando prima il metodo che le hai insegnato e facendolo sempre di più suo modificandolo se serve per ottenere l’obiettivo in un modo ancora migliore. Quando sbaglierà, probabilmente sarà in grado da sola di correggere, oppure glielo farai notare finché non sbaglierà (quasi) più. Ecco la delega.

In sostanza, quindi, la vera sfida, anche in casa e spesso anche per me, è quella di lavorare sempre più per assegnare incarichi, invece che compiti, obiettivi più che sequenze di azioni. Insegnare a pescare, più che dare sempre il pesce in crosta di sale cotto a puntino. (Che poi i miei figli non ne possono più del pesce e hai voglia a dire “in questa casa quello che trovi nel piatto mangi”… ma questa è un’altra storia!).

Mamager
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